Sie haben sicher schon öfter in Erwägung gezogen, Rechnungen per E-Mail zu verschicken oder sie sogar einem Kaufinteressenten auf einer Webseite oder Plattform zum späteren Herunterladen, Ausdrucken, Aufnahme zu den Buchhaltungsunterlagen und zur Archivierung zur Verfügung zu stellen.
Dabei stellt sich jedoch die Frage, ob das Versenden von Rechnungen im PDF-Format per E-Mail rechtsgültig ist, welche Anforderungen das Finanzamt daran stellt und ob das System der elektronischen Rechnungserstellung ohne digitale Unterschrift gültig ist.
Differenzen zwischen Theorie und Praxis bei elektronische Rechnungen
Der Versand von Rechnungen mittels eines elektronischen Systems, genauer per E-Mail war schon immer ein umstrittenes Thema. Dies liegt daran, dass keine Einigkeit zwischen Theorie, die den Versand von Rechnungen im PDF-Format auf elektronischem Wege als nicht zulässig betrachtet und der gängigen Praxis des Versendens von Rechnungen per E-Mail, insbesondere durch Firmen kleinerer und mittlerer Größe, besteht.
Rechnung ist Transaktionsnachweis und wichtig für Steuerabzüge
Die Rechnung dient als Nachweis der Durchführung einer bestimmten Transaktion und der Höhe der Umsatzsteuer, die bei dieser zugrunde gelegt wird. Diese ist auch ein Beleg für das Tragen der entsprechenden Höhe der Mehrwertsteuer, die der Empfänger der Transaktion zahlen muss. Daneben ist sie auch das wichtigste Dokument für den Vorsteuerabzug. Deshalb ist der Besitz von richtig ausgestellten Rechnungen, die alle Anforderungen der Verordnung zur Rechnungserstellung (Königliches Dekret 1619/2012 vom 30. November) sowie die des Gesetzes 37/1992 zur Umsatzsteuer erfüllen, nicht nur ein rein formales Erfordernis, sondern eine wesentliche Voraussetzung für die Geltendmachung der Vorsteuer, wegen bereits gezahlter Umsatzsteuer bei unternehmerischen oder beruflichen Tätigkeiten (Artikel 164 LIVA – spanisches UstG und Artikel 8 und 9 der Verordnung zur Rechnungserstellung).
Rechnungen per E-Mail sind in Spanien jetzt rechtsgültig
Mit Inkrafttreten der neuen Verordnung zur Rechnungserstellung zum 01.01.2013 erhalten alle per E-Mail versandten Rechnungen Rechtskraft. Damit wird die bereits gängige Praxis des elektronischen Versands, die insbesondere von Selbständigen sowie kleinen und mittleren Unternehmen ausgeübt wird, gesetzlich geregelt. Diese Neuregelung ermöglicht eine wichtige Zeit- und Kostenersparnis beim Drucken und Versenden der Rechnungen.
Die elektronische Unterschrift bei Rechnungen
Bis dato handelte es sich bei der elektronischen Rechnung um ein Dokument, das auf elektronischem Wege mit einer elektronischen Unterschrift versandt wurde. Diese Unterschrift wurde durch ein entsprechendes Zertifikat auch von der Verwaltung anerkannt und garantierte die Echtheit des Dokuments.
Anforderungen für die Rechtsgültigkeit elektronischer Rechnungen in Spanien
Damit die elektronische Rechnung rechtsgültig ist, müssen folgende Anforderungen erfüllt werden:
Anzugebende Daten
Angabe der Daten des Rechnungsaustellers und des Empfängers, Rechnungsnummer, Versanddatum, Beschreibung der Produkte oder Dienstleistungen zur Aufschlüsselung der Umsatzsteuer
Einverständniserklärung
Der Kunde muss ausdrücklich sein Einverständnis mit dem elektronischen Versand der Rechnung erklären. Diese Einverständniserklärung muss ausdrücklich und schriftlich erfolgen, dabei muss die E-Mail Adresse von Sender und Empfänger angegeben werden, um Fehler zu vermeiden.
Zulässige Formate
Die Echtheit und Vollständigkeit der Rechnung muss garantiert werden. Dafür sollte man die E-Mail Adresse der Firma benutzen und das PDF-Format verwenden, damit das Dokument nicht mehr geändert werden kann. Zulässig sind allgemein die Formate xml, pdf, html, gif und jpg. Die Rechnungen können per E-Mail versandt werden oder dem Kunden auf der Webseite zum Herunterladen und Ausdrucken zur Verfügung gestellt werden.
Garantie der Gültigkeit
Weggefallen ist die elektronische Unterschrift mittels eines digitalen Zertifikats, welches auch vom Finanzamt anerkannt wurde. Dennoch muss ebenso wie bei der Rechnung auf Papier, bei der der Stempel die Gültigkeit garantiert, die Rechnungsentstehung und der Inhalt garantiert werden.
Sanktionen bei unkorrekter elektronischer Rechnungsausstellung
Wenn der Versand der Rechnungen per E-Mail nicht den Anforderungen und dem vorgeschriebenen Verfahren entspricht, kann dies Sanktionen für den Rechnungsaussteller zur Folge haben. Das Finanzamt kann Strafzahlungen in Höhe von 1% des Rechnungsbetrags festsetzen, wenn die vorgeschriebenen Anforderungen nicht eingehalten werden. Dieser Betrag kann auch schrittweise auf 2% erhöht werden, wenn die Anzahl der Rechnungen, die die Firma (fehlerhaft) ausgestellt hat mehr als 20% der gesamten Rechnungen betragen.
Mehr zur digitalen Unterschrift in Spanien:
Rechtsgültigkeit von Rechnungen ohne digitale Unterschrift
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