Das Recht von Gesellschaftern haben, die Anwesenheit eines Notars zur Protokollierung der Gesellschaftsversammlung zu beantragen, ist weitestgehend unbekannt.
Das notarielle Protokoll ist beweiskräftiges Dokument, welches den Inhalt der Versammlung genau festhält. Der Notar verleit dem Protokoll offentliche Bestätigung durch einen zusätzlichen Wert.
Wer kann eine notarielle Protokollierung verlangen?
Gemäβ Artikel 203 des spanischen Kapitalgesellschaftsgesetzes können die Geschäftsführer die Anwesenheit eines Notars verlangen, damit er das Sitzungsprotokoll erstellt, wenn bei mindestens 5% der Anteile Gesellschaften mit begrenzter Haftung und bei Aktiengesellschaften mindestens 1% der Aktien besitzen, 5 Tage vor der Versammlung dies beantragen. In diesem Fall sind alle getroffenen Beschlüβe nur dann wirkungsvoll, wenn sie vom Notar beurkundet worden sind.
Die Notargebühren werden von der Gesellschaft übernommen.
Die notarielle Urkunde der Versammlung
Der von den Geschäftsführern beauftragte Notar überprüft die Berechtigung des Antragstellers sowie die ordnungsgemäβe Ladung und Abhaltung der Versammlung, sofern es sich nicht um eine Universalversammlung handelt.
Sobald der Antrag genehmigt wurde, nimmt der Notar am Tag und am Versammlungsort teil und bestätigt im Wesentlichen folgendes:
- Die Identität des Vorsitzenden und des Sekretärs
- Die ordnungsmäβige Einberufung der Versammlung und Zahl der anwesenden stimmberechtigten Gesellschafter
- Dass keine Vorbehalte seitens der Gesellschafter geäuβert werden, andernfalls müsse der Inhalt der Aussage wiedergegeben werden
- Die Tagesordnungspunkte und entsprechenden Beschlüβe
- Die genäuβerten Einsprüchemzu den Beschlüβen und sonstigen Wortmeldungen.
Das notarielle Protokoll bedarf weder der Unterschrift des Sekretärs noch der Bestätigung durch den Vorsitzenden der Versammlung.
In der Praxis erweist sich diese Protokollierung bei Konflikten zwischen Gesellschaftern als nützliches Mittel.
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