Alle Kapitalgesellschaften haben die Verpflichtung, innerhalb der ersten sechs Monate eines jeden Geschäftsjahres eine ordentliche Gesellschafterversammlung zum Zwecke der Bestätigung der Geschäftsleitung, der Jahresabschlüsse des vorherigen Geschäftsjahres und der Verteilung der Umsätze abzuhalten. In diesem Zusammenhang ergibt sich die Abhaltung ausschließlich virtueller Gesellschafterversammlungen als Alternative zu den Bewegungseinschränkungen und Reiseschwierigkeiten innerhalb und außerhalb von Spanien aufgrund von Covid-19.
Der Artikel 182 der konsolidierten Fassung des Gesetzes über Kapitalgesellschaften (Ley de Sociedades de Capital, im Folgenden: TRLSC) sah bereits die Möglichkeit der virtuellen Unterstützung der Versammlungen von Aktiengesellschaften vor, sofern sie die Identität des Einzelnen ordnungsgemäß garantierte und diese Option in den Statuten vorgesehen war. Dennoch dauerte es bis zum Inkrafttreten des Königlichen Erlass-Gesetzes 8/2020 (Real Decreto-Ley 8/2020), vom 17. März, das die Möglichkeit der virtuellen Abhaltung von Gesellschafterversammlungen für Aktiengesellschaften und Gesellschaften mit beschränkter Haftung während der Zeit des Ausnahmezustandes einführte, obwohl sich die besagte Option nicht in der Satzung widerspiegelte.
Nachträglich wurde diese Verfahrensweise unter anderem erweitert durch:
- Das Königliche Erlass-Gesetz 21/2020, vom 9. Juni, über dringende Maßnahmen der Prävention, Eindämmung und Koordination zur Bekämpfung der Gesundheitskrise verursacht durch COVID-19
- Das Königliche Erlass-Gesetz 34/2020, vom 17. November, über dringende Maßnahmen zur Unterstützung der Zahlungsfähigkeit der Unternehmen und des Energiesektors, und in Steuerangelegenheiten
- Das Königliche Erlass-Gesetz 5/2021, vom 12. März, über außerordentliche Maßnahmen der Unterstützung der Zahlungsfähigkeit der Unternehmen in Reaktion auf die COVID-19-Pandemie.
Schließlich trat am 3. Mai 2021 das Gesetz 5/2021 vom 12. April in Kraft – veröffentlicht am 13. April 2021 – durch das die konsolidierte Fassung des Gesetzes über Kapitalgesellschaften geändert wurde, ursprünglich verabschiedet durch den Königlichen Gesetzeserlass 1/2010 vom 2. Juli, durch das die Abhaltung von ausschließlich virtuellen Gesellschafterversammlungen ermöglicht wird, sowohl von Aktiengesellschaften, als auch von Gesellschaften mit beschränkter Haftung, konkret durch die Einführung des Artikels 182 bis TRLSC.
Diese Vorschrift legt fest, dass die Statuten die Einberufung einer Gesellschafterversammlung durch die Geschäftsführer gestattet, ohne dass die Gesellschafter physisch bei ihrer Abhaltung anwesend zu sein brauchen, welche am Gesellschaftssitz abgehalten werden sollen. Diese Satzungsänderung wird die Zustimmung von mindestens zwei Drittel der Gesellschaftsanteile erfordern.
Die ausschließlich virtuelle Gesellschafterversammlung muss ordnungsgemäß die Identität und die Legitimation der Gesellschafter garantieren und alle Teilnehmer der Versammlung müssen in der Lage sein, daran mit geeigneten Mitteln der Kommunikation teilzunehmen (per Audio oder Video, ergänzt durch die Möglichkeit von Textnachrichten), um sowohl ihre Rechte als Gesellschafter auszuüben als auch die Wortmeldungen zu überwachen. Die Geschäftsführer müssen Maßnahmen implementieren, um die Einhaltung der oben genannten Anforderungen sicherzustellen. Alle Anträge und Verfahrensschritte zur Anmeldung sowie zur Aufstellung der Anwesenheitsliste müssen sich in der Ankündigung der Einberufung der Versammlung widerspiegeln.
Weitere Änderungen des TRLSC
Weitere Änderungen des TRLSC, eingeführt durch das Gesetz 5/2021 vom 12. April, umfassen:
- Die Stärkung der Sorgfaltspflichten der Geschäftsführer (Artikel 225)
- Die Erweiterung des Tatbestandes von Personen, die mit den Geschäftsführern verbunden sind (Artikel 231)
- Die gleichzeitige Registrierung und Durchführung einer Kapitalerhöhung (Artikel 315)
- Das Recht zur Kenntnis der Identität der Gesellschafter und der Letztbegünstigten (Artikel 497 und 497 bis)
- Die sogenannten „Loyalitätsaktionen“ (acciones de lealtad) (Artikel 527 ter a 527 nonies)
- Die Notwendigkeit, dass Geschäftsführer börsennotierter Gesellschaften natürliche Personen darstellen (Artikel 529 bis)
- Die Bezahlung der Geschäftsführer (Artikel 529 sexdecies a novodecies)
- Änderungen bezüglich verbundener Geschäfte (Artikel 529 vicies y ss.)
Obwohl das Abhalten von virtuellen Versammlungen ursprünglich eine Lösung für die Beschränkungen aufgrund COVID-19 war, ist nun sicher, dass die Einführung ausschließlich virtueller Gesellschafterversammlungen via Artikel 182 bis TRLSC diese Möglichkeit dauerhaft festschreibt.
Saphira Mouzayek
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