Immer häufiger kommt es vor, dass die Gesellschafter, aus welchen Gründen auch immer, nicht selbst an der Hauptversammlung teilnehmen können. Dennoch haben sie die Möglichkeit sich im Rahmen der Versammlung durch einen Vertreter vertreten zu lassen.
Schriftformerfordernis für die Erteilung der Vertretungsmacht
Bei der Erteilung der Vertretungsmacht für die Hauptversammlung muss das Schriftformerfordernis beachtet werden, entweder mittels öffentlichen Dokuments oder mittels Spezialvollmacht für jede konkrete Hauptversammlung.
Die Vertretung betrifft dabei die Gesamtheit der Anteile des vertretenen Gesellschafters. Ausgeschlossen ist die Vertretung des Gesellschafters durch einen Vertreter im Rahmen der Stimmabgabe in jeglicher Form.
Grundsätzlich bedarf es zur Vollmachtserteilung keiner bestimmten Form. Allerdings können die Gesellschaftssatzungen konkrete Formvorgaben für die Erteilung einer Vollmacht aufstellen: öffentliches, zertifiziertes Schriftstück, etc. vorausgesetzt, dass die Vertretung dadurch möglich wird.
Regeln für Vertretungsmacht mittels privaten Schriftstücks
Wird die Vertretungsmacht mittels privaten Schriftstücks erteilt, muss Folgendes enthalten sein:
- Die Identifizierung und Unterschrift des Vertretenen, ohne dass seine Legitimation nötig wäre, ausser dies ist in der Satzung so vorgesehen.
- Die perönlichen Daten des Vertretenen.
- Die Konkretisierung der betreffenden Versammlung, entweder mittels Nennung des konkreten Datums oder Verweis auf den Aufruf eben dieser.
- Das Ausstellungsdatum der Vollmacht, welches vor dem Datum der betreffenden Versammlung liegen muss.
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