In Anwendung des Königlichen Gesetzesdekrets 8/2019 vom 8. März, sind die spanischen Unternehmen seit dem 12. Mai 2019 dazu verpflichtet, die täglichen Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu protokollieren. Diese Maßnahme soll sicherstellen, dass die maximalen Arbeitszeiten nicht überschritten und die Überstunden bezahlt werden. Die Arbeitszeiterfassung ist für alle Unternehmen in Spanien verpflichtend. Ein Verstoß wird mit bis zu 6.250 € bestraft.
1. Pflicht die Arbeitnehmervertreter zu informieren
Vor der Einführung irgendeines Systems für die Arbeitszeiterfassung, sollte sich das Unternehmen mit den Vertretern der Arbeitnehmer abstimmen. Für den Fall, dass es keine Arbeitnehmervertretung gibt, kann das Unternehmen selbst über das einzuführende System entscheiden.
2. Was gilt, wenn bereits ein System für die Erfassung der Arbeitszeiten besteht?
Selbst wenn im Unternehmen bereits ein Arbeitszeiterfassungssystem besteht, sollte jenes mit den Arbeitnehmervertretern, sofern diese vorhanden sind, verhandelt und genehmigt werden.
3. Die Führungskräfte
Die Führungskräfte haben ein besonderes Arbeitsverhältnis und sind mithin nicht dazu verpflichtet ihre Arbeitszeiten zu erfassen.
4. Die Arbeitszeiterfassung kann die Aufdeckung anderer Verstöße zur Folge haben
Die Erfassung der Arbeitszeiten kann andere Verstöße, sowohl von Seiten des Unternehmens (bzgl. der Pausenzeiten, wesentliche Änderungen der Arbeitsbedingungen etc.) als auch von Seiten der Arbeitnehmer (unentschuldigte Abwesenheit, anhaltende Verspätungen etc.) aufdecken. Im letzteren Fall hat das Unternehmen das Recht disziplinarische Maßnahmen gegen den Arbeitnehmer einzuleiten.
5. Formen der Arbeitszeiterfassung
Die Arbeitszeiten können in schriftlicher oder in elektronischer Form erfasst werden.
6. Pausenzeiten, Bereitschaftsdienstzeit und Mittagspausen
Das Arbeitszeiterfassungssystem soll die tatsächlichen Arbeitsstunden erfassen. Dementsprechend gehören nicht dazu die jährlichen Urlaubstage, die Pausenzeiten, die Bereitschaftsdienstzeit oder die Mittagspausen. Das System soll jedoch auch diese Zeiträume zur Verhütung von Gefahren am Arbeitsplatz erfassen.
7. Flexible Mitarbeiter
Die Arbeitszeiterfassungspflicht der Unternehmen bezieht sich ebenso auf die flexiblen Mitarbeiter. In Anbetracht der Tatsache, dass die Arbeitszeiten in diesen Fällen variieren können, können die Unternehmen einen weiterreichenden Bezugszeitraum nutzen um festzustellen, ob Überstunden geleistet werden. Der entsprechende Zeitraum kann von einem Monat bis hin zu einem Jahr dauern und sollte mit den Arbeitnehmervertretern abgestimmt werden, sofern solche vorhanden sind. Demnach können solche Arbeitsstunden nicht als Überstunden gewertet werden, die bezogen auf einen Tag die maximale Arbeitszeit überschreiten, jedoch innerhalb des zu erfassenden Zeitraums die maximale Stundenzahl einhalten.
8. Telearbeit
Die Unternehmen sind gleichermaßen dazu verpflichtet die Telearbeitszeiten zu erfassen. Die Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten selbst protokollieren und die entsprechenden Informationen täglich per Email an das Unternehmen schicken. Die Protokollierung kann ebenso elektronisch durchgeführt werden.
9. Digitale Trennung
Gemäß Artikel 88.3 des Gesetzes 3/2018 zum Schutz personenbezogener Daten ist das Unternehmen verpflichtet, eine interne Richtlinie bezüglich des Rechts auf digitale Trennung außerhalb der Arbeitszeiten zu erlassen.
10. Aufbewahrung der Aufzeichnungen
Die Aufzeichnungen der Arbeitszeiten müssen mindestens 4 Jahre lang aufbewahrt werden. Für den Fall das die Arbeitnehmer, die Vorgesetzten oder die Arbeitnehmervertreter Zugriff auf die Daten verlangen, sollten diese am Arbeitsplatz zur Verfügung stehen.
11. Subunternehmer in dem Unternehmen
Das Unternehmen muss nicht der Arbeitszeiterfassung der Subunternehmer entsprechen. Die Verantwortung für die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Pflichten, einschließlich der ordnungsgemäßen Arbeitszeiterfassung, trägt das Subunternehmen.
12. Die Arbeitszeiterfassung als Beweis für Überstunden
Verzeichnet ein Arbeitszeiterfassungsregister keine Überstunden, bedeutet das nicht, dass solche nicht angefallen sind. Das Unternehmen muss zwei – voneinander unabhängige – Pflichten bei der Protokollierung beachten. Zum einen die Erfassung der Arbeitszeiten und zum anderen die Erfassung etwaiger Überstunden. Obwohl die Beweislast hinsichtlich der geleisteten Überstunden bei dem Arbeitnehmer liegt, sollte es für diesen nicht schwierig sein, dem Gericht die entsprechenden Beweise für die geleisteten Überstunden vorzulegen, wenn das Unternehmen kein Arbeitszeitregister führt.
13. Datenschutz
Das Unternehmen sollte die Aufzeichnungen der Arbeitszeiterfassung wie persönliche geschützte Daten behandeln. In Anbetracht dessen ist es ratsam, die Arbeitnehmer vorher genau darüber zu informieren, dass die Nichteinhaltung der Arbeitszeiten disziplinarische Maßnahmen durch das Unternehmen zur Folge haben kann.
14. Zugang zu den Aufzeichnungen
Die Aufsichtsbehörde für Arbeit und Sozialversicherung hat Zugang zu den Aufzeichnungen der Arbeitszeiterfassung. Gleiches gilt für die Arbeitnehmervertreter, deren Zugang sich jedoch auf die von ihnen vertretene Arbeitsstelle beschränkt. Schließlich haben auch die Arbeitnehmer Zugang zu ihren eigenen Aufzeichnungen.
15. Mitteilung der Ergebnisse
Das Unternehmen ist weder dazu verpflichtet die Ergebnisse der Arbeitszeiterfassung mitzuteilen, noch seinen Mitarbeitern einen monatlichen Bericht vorzulegen, etwas Anderes gilt für Überstunden. Im Übrigen besteht nur für den Fall, dass die Arbeitnehmer ihre Unterlagen anfordern, die Pflicht des Unternehmens diese vorzulegen, ohne das die Aushändigung einer Kopie erforderlich ist.
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