Die sogenannten Vergabeunterlagen umfassen alle Informationen, welche im Rahmen einer Ausschreibung für das Vergabeverfahren und die Erfüllung des ausgeschriebenen Auftrags gelten. Die Vergabeunterlagen bilden die Vertragsbasis zwischen dem öffentlichen Auftraggeber und dem Unternehmen, dem der Zuschlag erteilt wird.
Der öffentliche Auftraggeber hat zwei Arten von Vergabeunterlagen zu veröffentlichen:
- das Lastenheft mit den technischen Anforderungen
- die Verdingungsunterlagen mit den verwaltungstechnischen Klauseln (nachstehend wird auf beide unter Vergabeunterlagen Bezug genommen).
Die Vergabeunterlagen müssen auf der Plattform für die Auftragsvergabe der öffentlichen Hand und im Amtsblatt Spaniens oder der Europäischen Union veröffentlicht werden Diese Unterlagen enthalten alle erforderlichen Informationen bezüglich der jeweiligen Ausschreibung.
Das Ausschreibungsverfahren und somit die Vergabeunterlagen dienen vorrangig dazu, dem öffentlichen Auftraggeber zu ermöglichen, den Auftrag jenem Bieter zu erteilen, der die vorgegebenen Mindestanforderungen erfüllt und das beste Angebot für die Ausführung der Leistung abgibt (vor allem im finanziellen Sinne).
Abänderung der Vergabeunterlagen
Die im Rahmen einer Ausschreibung veröffentlichten Vergabeunterlagen sind nicht unwiderruflich. Sie können auf Verlangen eines Bieters oder des öffentlichen Auftraggebers abgeändert werden.
Es können zwei Arten von Änderung vorgenommen werden:
- Die sogenannten Klarstellungen, wobei es sich um geringfügige Änderungen der Vergabeunterlagen handelt,
- Die wesentliche Änderungen.
Als wesentliche Änderungen werden jene angesehen, mit denen die Funktion und die Merkmale der Ausschreibung erheblich verändert werden oder deren Umfang derartig ist, dass, wäre die Änderung früher bekannt gewesen, weitere Bieter Angebote abgegeben hätten.
Wesentliche Änderungen der Vergabeunterlagen müssen mittels eines förmlichen Verfahrens vorgenommen werden, mit dem die Rechte der Bieter gewährleistet und die Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz gewahrt werden.
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