Das spanische Geschäftsführungs- und Verwaltungsorgan kann aus einer Person alleine oder mehreren Personen gemeinsam bestehen, wobei man ab drei Verwaltern auch einen sogenannten Verwaltungsrat (Consejo de Administración) bilden kann.
Verwaltungsrat (Consejo de Administración)
Um in diesem Verwaltungsrat den teils sehr anspruchsvollen administrativen Aufgaben gerecht zu werden, gibt es das Amt des Secretarios, des Schriftführers, das sich mit dem Corporate Housekeeping auseinandersetzt. Dazu gehört beispielweise die Verwaltung gesellschaftsrechtlicher Themen und die Überprüfung, beziehungsweise Erarbeitung der notwendigen Protokolle und anderweitiger Dokumente.
Dualistisches und monistisches System
Im Gegensatz zum deutschen Gesellschaftsrecht, bei dem durch das vorherrschende dualistische System die strikte Trennung von Geschäftsführung und deren Kontrolle durch den Aufsichtsrat bezweckt ist, kann diese klare Differenzierung im spanischen Recht nicht gefunden werden. Vielmehr wird hier dem monistischen System gefolgt, wonach die Verwalter (administradores) bzw. Verwaltungsratsmitglieder (consejeros) einer spanischen Gesellschaft sowohl die Ausübung als auch die Kontrolle der Geschäftsführung innehaben. Damit aber zumindest die Mitglieder des Verwaltungsrates in gewisser Weise von ihren vielfältigen Aufgaben entlastet werden, hat das spanische Kapitalgesellschaftsrecht bei dieser Form der Geschäftsführung den Secretario vorgesehen.
Der Schriftführer (Secretario)
Nach Art. 529 g) des spanischen Gesetzes über Kapitalgesellschaften (Ley de Sociedades de Capital, LSC) benennt der Verwaltungsrat einen Schriftführer und gebenenfalls einen oder mehrere stellvertretende Schriftführer. Er kann den Secretario auch wieder des Amtes entheben. Nach dem Gesetzeswortlaut kann dieser Schriftführer selbst auch Verwaltungsratsmitglied sein. Wenn dies der Fall sein sollte, trifft ihn allerdings neben den in diesem Artikel erläuterten Aufgaben zusätzlich die gleiche gesellschaftliche Verantwortung gegenüber Dritten wie jedes andere Verwaltungsratsmitglied auch.
In der Praxis sind es allerdings häufig Rechtsanwälte und nicht Verwaltungsratsmitglieder, die mit der Aufgabe des Schriftführers betraut werden, da sich diese mit den teilweise sehr komplexen gesetzlichen Aufgaben und Pflichten eines Secretarios meist am besten auskennen und auch sicherstellen, dass die Formalitäten erfüllt sind. Des Weiteren ist durch die Unabhängigkeit und das Standesrecht der Rechtsanwälte eine bessere Kontrolle gewährleistet und auch der Compliance-Überwachung wird dadurch Rechnung getragen.
Die Aufgaben des Secretarios
Die Aufgaben des Secretarios bestehen unter anderem aus:
- Erstellung von Protokollen der Verwaltungsratssitzungen und Hauptversammlungen, Führen der Protokollbücher, Ausstellen von Bescheinigungen, Vornahme von Beurkundungen.
- Die Überwachung des Vorgehens des Verwaltungsrates dergestalt, dass es sich an die maßgebenden gesetzlichen Regelungen hält und es der Satzung und den weiteren internen Bestimmungen entspricht.
- Den Vorsitzenden dabei zu unterstützen, dass die Verwaltungsratsmitglieder die relevanten Informationen zur Ausübung ihres Amtes rechtzeitig und in angemesser Form erhalten
Des Weiteren sieht Art. 191 des LSC vor, dass bei fehlender anderweitiger Regelung in der Satzung der Secretario des Verwaltungsrates auch der Schriftführer der Hauptversammlung ist. Somit treffen den Secretario für die Hauptversammlung dann ähnliche Protokollierungs- und Beurkundungspflichten.
Abschließend ist festzuhalten, dass das im deutschen Recht so nicht vorzufindende Amt des Secretarios in spanischen Gesellschaften durchaus von wichtiger Bedeutung ist, da ohne die Unterzeichnung der Beschlüsse durch den Secretario und den Vorsitzenden (Art. 250 LSC) diese nicht ausgeführt beziehungsweise bei eintragungspflichtigen Tatsachen nicht ins Handelsregister eingetragen werden dürfen. Gerade durch die Gesetzesänderung aus dem Jahre 2013, nach der sich der Verwaltungsrat mindestens einmal pro Quartal über die finanzielle Situation des Unternehmens beraten muss, rückt das Amt des Schriftführers daher zunehmend in den Fokus von Gesellschaften und dient letztlich auch der unternehmensinternen Compliance.
Teresa Link & Karl H. Lincke
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