Seit der Verabschiedung des Gesetzes zur Unterstützung von Unternehmern können Unternehmensdaten nur auf elektronische Weise legalisiert werden und müssen im Unternehmensregister elektronisch abgelegt werden.
Wenn das Rechnungsjahr mit dem Kalenderjahr (1. Januar bis 31. Dezember) übereinstimmt, muss der Arbeitgeber die folgenden Bücher bis spätestens Ende April vorlegen:
- Inventarbücher und Jahresabschluss
- Tageslogbücher
- Protokollbücher der Hauptversammlungen und Körperschaft des Unternehmens
- Protokollbuch der Namensaktien
- Protokollbuch der Partner (GmbHs)
- Protokollbuch der Verträge (nur für Einzelunternehmen)
Die Vorlage dieser Bücher zur Legalisierung im richtigen Handelsregister muss innerhalb von vier Monaten, dem Ende des Geschäftsjahrs folgend, d.h. vor Ende April, online geschehen.
Leere gebundene Bücher für eine spätere Verwendung oder leere ungebundene Bücher aus losen Blättern können für Geschäftsjahre, die nach dem 29. September begonnen haben, nicht legalisiert werden.
Im Falle eines Verlusts, Diebstahls, physischer oder computerisierter Zerstörung, oder gestohlener Bücher der Partner oder Namensaktien, kann ein Buch mit den Inhalten des untauglichen Buches aus jeglichem Grund legalisiert werden, sofern ihm ein Polizeibericht oder ein Notariatsakt beigefügt ist, der die beschriebenen Tatsachen bestätigt. Zu diesem Zweck muss eine Protokoll- oder Beschwerdeakte beigelegt werden, um die Legalisierung der Bücher zu beantragen.
Unternehmen, die ihre Bücher nicht im Anschluss an die Gründung des Unternehmens in Übereinstimmung mit der vorherigen oder der sich gerade in Entwicklung befindenden Gesetzgebung legalisierien, können in die ersten elektronisch eingereichten Bücher alle Protokolle und Unbeständigkeiten des Unternehmens vom Zeitpunkt seiner Gründung bis zum Jahresabschlussdatum aufnehmen. Der Beweiswert dieser Bücher wird, so angemessen, von den Gerichten wertgeschätzt.
Es ist empfehlenswert, alle geschäftlichen Unterlagen zu überprüfen, die während des Geschäftsjahrs 2015 entstanden sind und zu kontrollieren, ob alle Protokolle und Partnerwechsel enthalten sind.
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