Die notariellen Gesellschafterversammlungen sind ein rechtlicher Mechanismus in Spanien, der die Anwesenheit eines Notars bei Aktionärsversammlungen oder Gesellschafterversammlungen ermöglicht, mit dem Ziel, den Verlauf der Sitzung zu beglaubigen. Dieses Verfahren sorgt für mehr Transparenz und Rechtssicherheit bei den auf solchen Versammlungen gefassten Beschlüssen. In diesem Artikel erläutern wir, wer die Anwesenheit eines Notars beantragen kann, die Voraussetzungen dafür, die Aufgaben des Notars während der Versammlung und andere relevante Aspekte dieses Verfahrens.
Wer kann die Anwesenheit eines Notars verlangen?
Im Allgemeinen können folgende Personen oder Einrichtungen die Anwesenheit eines Notars beantragen:
Die Direktoren der Gesellschaft
Die Mitglieder des Aufsichtsrats der Gesellschaft können beschließen, dass die Anwesenheit eines Notars bei der Versammlung notwendig ist, wenn sie der Ansicht sind, dass dies von Vorteil für die Gesellschaft ist.
Die Gesellschafter oder Aktionäre
In bestimmten Fällen können die Gesellschafter oder Aktionäre die Anwesenheit eines Notars verlangen. Nach dem Gesetz über Kapitalgesellschaften (Ley de Sociedades de Capital, Link: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2010-10544) haben Gesellschafter, die mindestens 1 % des Grundkapitals einer Aktiengesellschaft oder 5 % des Grundkapitals einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung auf sich vereinen, das Recht, die Anwesenheit eines Notars zu verlangen. Der Antrag muss mindestens fünf Tage vor der Sitzung gestellt werden.
Voraussetzungen für die Antragstellung
Damit die Anwesenheit eines Notars in einer Hauptversammlung gültig ist, muss zuvor ein förmlicher Antrag gestellt werden. Dieser Antrag muss dem Aufsichtsrat mindestens fünf Tage vor der Hauptversammlung schriftlich zugestellt werden.
Sobald der Antrag angenommen wurde, sollten sich die Antragsteller an einen Notar wenden, um seine Anwesenheit zu koordinieren und ihm die erforderlichen Unterlagen zur Verfügung zu stellen, damit er seine Aufgaben ordnungsgemäß erfüllen kann.
Funktionen des Notars während der Gesellschafterversammlung
Die Anwesenheit eines Notars in einer Gesellschafterversammlung hat nicht nur rein formellen Charakter. Sie hat spezifische Funktionen, die die Gültigkeit und Authentizität des Geschehens während der Sitzung gewährleisten. Zu seinen wichtigsten Aufgaben gehören:
Öffentliche Beglaubigung: Der Notar tritt als öffentlicher Treuhänder auf und beglaubigt den Wahrheitsgehalt der während der Hauptversammlung getroffenen Tatsachen und Vereinbarungen. Dazu gehören die Identifizierung der Beisitzer, die Feststellung des für die Gültigkeit der Hauptversammlung erforderlichen Quorums und die Überprüfung der Einhaltung der gesetzlichen und satzungsmäßigen Anforderungen.
Erstellung des Protokolls: Eine der Hauptaufgaben des Notars ist die Erstellung des Sitzungsprotokolls. Dieses Dokument enthält eine detaillierte Zusammenfassung des Geschehens während der Sitzung, der getroffenen Vereinbarungen, der abgegebenen Stimmen und aller sonstigen relevanten Anmerkungen. Das notarielle Protokoll hat einen besonderen Beweiswert, das heißt, sein Inhalt gilt als wahrheitsgemäß und authentisch.
Beglaubigung von Dokumenten: In einigen Fällen kann der Notar die Echtheit von Dokumenten beglaubigen, die bei der Versammlung vorgelegt werden, wie z.B. Vollmachten, Aktienzertifikate usw.
Andere relevante Fragestellungen
Kosten und Honorare: Der Einsatz eines Notars bei einer Versammlung verursacht zusätzliche Kosten für die Gesellschaft oder Körperschaft, die die Versammlung einberuft. Die Notargebühren können je nach Dauer der Versammlung, Art der Gesellschaft und anderen Faktoren variieren. Wichtig ist, diese Kosten einzuplanen, wenn man die Anwesenheit eines Notars beantragt.
Notarielle Urkunden und ihre Anfechtung: Für notarielle Urkunden gilt die Vermutung der Wahrhaftigkeit. Ist eine der Parteien jedoch der Auffassung, dass die Niederschrift die Geschehnisse nicht richtig wiedergibt oder Fehler enthält, so kann sie diese vor Gericht anfechten. In solchen Fällen liegt die Beweislast bei der anfechtenden Partei, da die notarielle Urkunde öffentlich und offiziell ist.
Die Bedeutung der Anwesenheit eines Anwalts bei notariellen Gesellschafterversammlungen
Umfassende Rechtsberatung: Der Anwalt berät das Unternehmen darüber, ob es ratsam ist, die Anwesenheit eines Notars zu beantragen, und stellt sicher, dass der Antrag ordnungsgemäß und innerhalb der festgelegten Fristen gestellt wird.
Erstellung des formellen Antrags: Der Rechtsanwalt kümmert sich um die Erstellung der notwendigen Unterlagen für die Einberufung des Notars und sorgt für die Einhaltung der rechtlichen Formalitäten.
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Der Anwalt stellt sicher, dass alle Verfahrensabläufe der Gesellschafterversammlung den geltenden Vorschriften entsprechen und mögliche Fehler vermieden werden, die die Gültigkeit der Vereinbarungen beeinträchtigen könnten.
Streitschlichtung im Falle von Anfechtungen: Im Falle einer Anfechtung der notariellen Urkunde tritt der Anwalt als Interessenvertreter des Unternehmens auf, führt das Gerichtsverfahren durch und liefert Beweise für die Rechtmäßigkeit des Verfahrens.
Rechtssicherheit: Die Unterstützung eines Anwalts stellt sicher, dass alle in der Gesellschafterversammlung gefassten Beschlüsse ordnungsgemäß dokumentiert werden und der Prozess besser vor möglichen Rechtsstreitigkeiten geschützt ist. In diesem Zusammenhang ist es ratsam, dass der Vorsitzende der Gesellschafterversammlung neben dem Notar auch den Anwalt des Unternehmens zu den Sitzungen einlädt, damit dieser anwesend ist.
Schlussfolgerung
Notariatsversammlungen sind ein wertvolles Hilfsmittel, um die Transparenz und Rechtmäßigkeit bei unternehmerischen Entscheidungen zu gewährleisten. Die Rolle des Notars als öffentlicher Treuhänder bietet eine zusätzliche Gewähr dafür, dass die getroffenen Vereinbarungen den geltenden Vorschriften entsprechen und den wahren Willen der Gesellschafter bzw. Aktionäre widerspiegeln. Es empfiehlt sich jedoch, einen Fachanwalt hinzuzuziehen, der den Antrag des Notars bearbeitet, die gesetzlichen Anforderungen erfüllt und die Interessen des Unternehmens vor möglichen Anfechtungen schützt. Geschäftsführer und Gesellschafter sollten sich darüber im Klaren sein, wie wichtig diese Aspekte sind, um den ordnungsgemäßen Ablauf der Gesellschafterversammlungen und die Gültigkeit ihrer Vereinbarungen zu gewährleisten.
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