Gerät ein Kunde in Zahlungsverzug, kann dies die Einleitung eines aufwendigen Gerichtsverfahrens zur Folge haben, um an die ausstehenden Forderungen zu gelangen. Um Zahlungsverzügen von vornherein vorzubeugen oder um im Falle eines Rechtsstreits ausreichend Beweismaterial liefern zu können, gibt es einige Dinge, die das Unternehmen beim Abschluss von Geschäftsbeziehungen beachten sollte.
Vor Geschäftsabschluss sollten vollständige Informationen über den Geschäftspartner eingefordert werden, d. h. den genauen Firmenwortlaut, die Anschrift, Rechtsform, sowie die sogenannte N.I.F. („Número de Identificatión Fiscal“) gegebenenfalls auch die europäische Identifikationsnummer und den vollständigen Namen. Bei einer juristischen Person sind die Vertretungsverhältnisse wichtig, insbesondere die Person des Geschäftsführers. Bei Geschäften mit Privatpersonen empfiehlt es sich auch das Geburtsdatum des Schuldners zu erfragen sowie den aktuellen Wohnsitz zu bestätigen. Darüber hinaus kann das Einholen von Bonitätsauskünften über den zukünftigen Geschäftspartner weitere Sicherheiten bieten.
Im Hinblick auf die Beweislieferung im Falle eines Streitfalls sollten sämtliche Phasen des Geschäftes – von der Auftragserteilung über die Auftragsbestätigung, Auslieferung und Rechnungslegung bis hin zur ersten Mahnung – schriftlich dokumentiert werden. Auch die gesamte E-Mail-Korrespondenz mit der Gegenseite ist gut aufzubewahren. Liefernachweise sollten beim Spediteur rechtzeitig angefordert werden und müssen dem Gericht im Streitfall unterschrieben und/oder abgestempelte im Original vorgelegt werden, um die Auslieferung beweisen zu können.
Eigentumsvorbehalt
Eigentumsvorbehalte können vor Lieferung der Ware vereinbart werden, wenn dies ausdrücklich festgehalten wird. Darüber hinaus muss dies ausdrücklich auf der Rechnung festgehalten werden.
Außerdem kennt das spanische Recht ein Register für Abzahlungsverkäufe von beweglichen, identifizierbaren und nicht verzehrbaren Gegenständen. Nach entsprechender Ausfertigung des Abzahlungskaufes und der Eintragung in das Register kommt ebenfalls ein Eigentumsvorbehalt zustande, der Drittgläubigern entgegengehalten werden kann. Kommt der Käufer seinen Verpflichtungen nicht nach, so hat der Verkäufer im Rahmen eines besonders ausgestalteten Verfahrens ein direktes und ausschließliches Zugriffs- und Verwertungsrecht auf die durch den Abzahlungskauf erworbenen Waren. Diese Klausel ist nur gegenüber Dritte wirksam, wenn diese ausdrücklich im zuständigen Register eingetragen ist.
Es handelt sich beim Eigentumsvorbehalt um eine nicht sehr häufig benutzte rechtliche Figur in Spanien, die nur bei sehr wertvollen Maschinen Anwendung findet.
Verzugszinsen
Die gesetzliche Zahlungsfrist ohne vertragliche Vereinbarung beträgt 30 Kalendertage (Gesetz 3/2004 vom 29. Dezember zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Handelsverkehr.) Sie kann gemäß des Gesetzes 7/1996 vom 15. Januar, über den Einzelhandel auf maximal 60 festgesetzt werden, ausgenommen sind frische und verderbliche Konsumgüter.
Der gesetzliche Zinssatz wurde in Umsetzung der EU-Richtlinie 35/2000 zur Bekämpfung des Zahlungsverzugs zum 31.12.2004 auf 7% über dem von der Europäischen Zentralbank festgelegten Zinssatz festgesetzt. Dieser Zinssatz ist, unbeschadet der Vereinbarung über den anwendbaren Zinssatz in den AGB, für den geschäftlichen Verkehr relevant.
Grundsätzlich wird jedoch eine Vereinbarung über Verzugszinsen empfohlen. Ohne ausdrückliche Vereinbarung richten sich die Verzugszinsen grundsätzlich nach dem Zinssatz, der halbjährlich im staatlichen spanischen Amtsblatt veröffentlicht wird. Verzugszinsen sind grundsätzlich vom Schuldner dann zu bezahlen, wenn dieser seinen Verpflichtungen nicht nachkommt. Die Verzugszinsen richten sich nach der Fälligkeit der Hauptschuld. Eine Mahnung wie bisher ist nun für das Fälligwerden der Verzugszinsen nicht mehr notwendig.
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