Wie bereits in unserem Artikel Rechtstgültikeit des Versendens von Rechnungen per E-Mail in Spanien dargestellt, ist in Spanien das Versenden von Rechnungen per E-Mail rechtsgültig. Unlängst ist die Allgemeine Verwaltung für Steuern (Dirección General de Tributos, DGT) sogar noch einen Schritt weiter gegangen und hat die Rechtsgültigkeit dieser elektronischen Versandart bestätigt, auch wenn die Rechnung keine digitale Unterschrift trägt.
Bis dato mussten die Echtheit des Enstehens der Rechnung sowie deren inhaltliche Vollständigkeit durch eines der folgenden Verfahren sichergestellt werden:
- Mittels einer digitalen Unterschrift, die auf einem anerkannten elektronischen Zertifikat basiert; das häufigste ist das der Nationalen Geld- und Stempelmarkenfabrik (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre)
- Mittels eines elektronischen Datenaustauschsystems (sistema de intercambio electrónico de datos EDI); oder
- MMittels anderer Kommunikationsmedien, die die interessierten Parteien der Staatlichen Steuerverwaltung (Agencia Estatal de Administración Tributaria AEAT) vor dessen Verwendung mitgeteilt haben.
Inzwischen wurden diese Kriterien gelockert, sodass die Garantie der Echtheit der elektronischen Rechnungen keiner zusätzlichen Bedingungen oder Anforderungen gegenüber der Rechnungen in Papierform bedarf. Zudem trägt derjenige, der die Rechnung ausstellt, die Beweislast für deren Echtheit.
Bezüglich der Frage, ob die Konsultierung eines Anwalts zum Versenden einer Rechnung per E-Mail im PDF Format über deren Firmen-E-Mail-Adresse die Echtheit der Entstehung der Rechnung und die Vollständigkeit deren Inhalts garantiert, hat sich die Allgemeine Verwaltung für Steuern (DGT) wie folgt ausgesprochen: ebenso wie der Artikel 164.2 des spanischen Mehrwertsteuergesetz (Ley del impuesto sobre el valor añadido) vorsieht, ist der Versand von Rechnungen durch den Unternehmer oder Fachmann für einen Kunden oder einen Dritten im Namen und auf Rechnung des genannten Unternehmers oder Fachmanns, durch jedes Medium möglich, d.h. in Papierform oder in elektronischer Form. Bei letzterer gilt dies jedoch nur, wenn der Empfänger der Rechnung damit einverstanden ist.
Damit wird jede Rechnung, die per E-Mail in elektronischem Format (z.B. PDF) versandt und erhalten wurde und die alle vorgeschriebenen Voraussetzungen erfüllt, als elektronische Rechnung im Sinne des spanischen Mehrwertsteuergesetzes und der Verordnung zur Rechnungserstellung eingeordnet.
Die Kontrollen sollen bewirken, dass ein verlässlicher Prüfpfad geschaffen wird, der die erforderliche Verbindung zwischen der Rechnungserstellung und der Lieferung der Güter oder der Bereitstellung von Dienstleistungen, die die Rechnung belegt, schafft. Damit soll auch ermöglicht werden die verschiedenen Schritte des Geschäftsabschlusses aufzuführen: Vertragsabschluss (Bestellung erfolgt), Durchführung (Lieferung des Gutes oder Bereitstellung der Dienstleistung), Versenden der entprechenden Rechnung und Bezahlung.
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