Whistleblowing, oder ein interner Beschwerdeweg ist ein Mittel um Beschwerden gegen nicht gesetzeskonformes, unethisches oder irreguläres Verhalten, durch das Unternehmen, seine Mitarbeiter oder Dritte, welche im Zusammenhang mit dem Unternehmen stehen einzudämmen.
Konkret umfasst ein solcher Beschwerdeweg unter anderem folgende Verhaltensweisen:
- Betrug und Schwindel
- Geldwäsche
- Verstoß gegen datenschutzrechtliche Bestimmungen
- Steuerhinterziehung oder -umgehung
- Straftaten gegen geistiges oder gewerbliches Eigentum
- Unlauterer Wettbewerb
- Straftaten gegen den Markt oder die Konsumenten
- Interne Korruption
- Ordnungswidrigkeiten gegen Behörden der Sozialversicherung oder das Finanzamt
Mit Inkrafttreten der Richtlinie (EU) 2019/1937 des Parlaments der europäischen Union und des Rates vom 13. Oktober 2019, zum Schutz der Personen, die Verstöße gegen Unionsrecht melden, soll auf europäischer Ebene eine Regelung für derartige Beschwerden eingeführt werden.
Die wichtigsten Änderungen sind:
- Die Pflicht eines internen Beschwerdewegs in öffentlichen Einrichtungen, sowie in privaten Unternehmen mit 50 oder mehr Mitarbeitern.
- Die Einführung einer Reihe von Mindestanforderungen des Beschwerdewegs, wie z.B. die Zusicherung der Vertraulichkeit und sorgfältige Bearbeitung der Beschwerde, die Festlegung bestimmter Fristen, sowie das Verbot von Repressalien gegen den Hinweisgeber.
Hinsichtlich der Umsetzungsfristen sieht die Richtlinie ihre Umsetzung durch die Mitgliedstaaten mittels Rechts- und Verwaltungsvorschriften in die jeweilige Rechtsordnung bis zum 17. Dezember 2021 vor.
Ebenfalls wird eine spezielle Umsetzungsfrist von 4 Jahren für private Unternehmen von 50 bis 249 Mitarbeitern ab Inkrafttreten der Richtlinie vorgesehen; sprich die Umsetzungsfrist läuft am 17. Dezember 2023 ab.
Die wichtigsten Punkte, die von den Unternehmen, im Bezug auf die neue Verpflichtung zu beachten sind:
Voraussetzungen für Whistleblowing bzw. den Beschwerdeweg
Die Richtlinie stellt eine Reihe von Mindestanforderungen auf, welche die Beschwerdewege erfüllen müssen, um den Schutz der Hinweisgeber zu gewährleisten:
- Der Kanal muss die Vollständigkeit, die Authentizität, die Identität und die Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie des Betroffenen gewährleisten, hierfür müssen die erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen getroffen werden
- Es muss eine dauerhafte Speicherung der Informationen ermöglicht werden, um ggf. notwendige weitere Untersuchungen zu ermöglichen
- Mündliche wie auch schriftliche Beschwerden müssen zulässig sein. Die mündliche Beschwerde soll telefonisch, sowie über andere Stimmübermittlungsdienste möglich sein, dies muss der Hinweisgeber zuvor in einem persönlichen Treffen beantragen
- Es soll eine Person bestimmt werden, die unabhängig und selbstständig ist, die den Beschwerden nachgeht und diese untersucht
- Der Erhalt der Beschwerde ist innerhalb einer Frist von 7 Tagen nach Erhalt zu bestätigen
- Es muss versichert werden, dass der Hinweisgeber weder Repressalien noch Konsequenzen durch die Beschwerde erleidet
- Der Zugang zu den Beschwerden muss ausschließlich auf die Personen beschränkt werden, die einen Zugang unbedingt benötigen.
Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber
- Information und Beratung über das Verfahren und die Beschwerdemöglichkeiten, welche dem Hinweisgeber zur Verfügung stehen
- Effektive Hilfestellung durch die Zuständige Stelle zum Schutz vor Repressalien
- Finanzielle Unterstützung und moralischer Beistand, beinhaltend psychologischen Beistand, im Falle eines möglichen Gerichtsverfahrens.
Konsequenzen im Falle einer Nichterfüllung der Pflichten zur Einrichtung eines Beschwerdeweges
Das Gesetz 10/2010 vom 28. April zur Verhinderung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung sieht in Artikel 53 in der Nichterfüllung eines Beschwerdewegs einen geringen Verstoss, der mit einer privaten Verwarnung oder einer Geldstrafe von bis zu 60.000€ geahndet werden kann.
Mit der Einführung von Whistleblowing oder einen Beschwerdeweg müssen Unternehmen ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, gegen jedes nicht gesetzeskonforme Verhalten vorzugehen, und hierbei in jedem Fall die Rechte der Mitarbeiter schützen. Hierfür ist es empfehlenswert, dass sie sich vor Inkrafttreten der Norm anpassen.
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